Pro účetně správné a daňově účinné účtování stravování je potřeba znát následující definice a znění vyhlášek a zákonů.
Zaměstnavatelé jsou dle zákoníku práce (§ 140 odst. 1) povinni umožnit zaměstnancům ve všech směnách stravování.
Znění zákona:
§ 140
(1) Zaměstnavatelé jsou povinni umožnit zaměstnancům ve všech směnách stravování; tuto povinnost nemají vůči zaměstnancům vyslaným na pracovní cestu.
(2) V kolektivní smlouvě lze sjednat nebo ve vnitřním předpisu stanovit bližší vymezení okruhu zaměstnanců (bývalých zaměstnanců), kterým se stravování poskytuje, organizaci tohoto stravování, způsob jeho provádění a financování zaměstnavatelem, pokud nejsou tyto otázky upraveny obecně nebo pro určený okruh zaměstnavatelů zvláštním předpisem. To platí i pro zaměstnavatele, kteří neprovozují podnikatelskou činnost. Tím nejsou dotčeny daňové předpisy.
Zaměstnancem je podle § 6 odst. 2 zákona č. 586/92 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP) poplatník s příjmy ze závislé činnosti a z funkčních požitků.
Znění zákona
§ 6 Příjmy ze závislé činnosti a funkční požitky
(1) Příjmy ze závislé činnosti jsou
a) příjmy ze současného nebo dřívějšího pracovněprávního, služebního nebo členského poměru a obdobného poměru, v nichž poplatník při výkonu práce pro plátce příjmu je povinen dbát příkazů plátce. Těmito příjmy se rozumějí i příjmy za práci žáků a studentů z praktického výcviku,
b) příjmy za práci členů družstev, společníků a jednatelů společností s ručením omezeným a komanditistů komanditních společností, a to i když nejsou povinni při výkonu práce pro družstvo nebo společnost dbát příkazů plátce,
c) odměny členů statutárních orgánů a dalších orgánů právnických osob,
d) příjmy plynoucí v souvislosti se současným, budoucím nebo dřívějším výkonem závislé činnosti podle písmen a) až c) nebo funkce bez ohledu na to, zda plynou od plátce, u kterého poplatník vykonává závislou činnost nebo funkci, nebo od plátce, u kterého poplatník závislou činnost nebo funkci nevykonává.
Pokyn D - 190
13. Daňovými výdaji (náklady) na provoz vlastního zařízení závodního stravování podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona č. 586/1992 Sb. se rozumějí výdaje (náklady) spojené s provozem závodní kuchyně s jídelnou, popř. kantýny, a to i tehdy, je-li příprava a výdej jídel zajišťována jiným subjektem formou služby v tomto vlastním zařízení.
14. Pokud je v zařízení poskytujícím služby veřejného stravování (např. restaurace, hotel) zabezpečováno závodní stravování pro vlastní zaměstnance provozovatele tohoto zařízení
a důchodce, kteří byli u poplatníka provozujícího toto zařízení v pracovně právním vztahu při odchodu do důchodu, uznávají se výdaje (náklady) obdobně jako ve vlastním zařízení závodního stravování.
15. Za závodní stravování zajišťované prostřednictvím jiných subjektů podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona č. 586/1992 Sb. se považuje závodní stravování smluvně zabezpečené zaměstnavatelem v jiném než ve vlastním zařízení závodního stravování nebo ve vlastním zařízení pronajatém na základě smlouvy o pronájmu. Přitom lze za daňový výdaj považovat příspěvek na jedno hlavní jídlo v průběhu jedné pracovní směny. Cenou hlavního jídla se rozumí cena jídla včetně poplatku za zprostředkování prodeje stravenek. V případě, že pracovní směna bude delší než 11 hodin, považuje se za daňový výdaj příspěvek na další jedno hlavní jídlo. Zaměstnavatel nemůže uplatnit příspěvek za zaměstnance, který odpracuje pouze část pracovní směny nebo je vyslán na pracovní cestu, při které mu přísluší stravné podle § 5 a § 12 zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů, neboť by se jednalo o duplicitní daňové výdaje v rozporu s stanovením § 24 odst. 1 zákona č. 586/1992 Sb. . Pro posouzení doby trvání pracovní směny je rozhodná délka pracovní směny stanovená zaměstnavatelem.
16. Při zajištění závodního stravování prostřednictvím jiných subjektů (§ 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona č. 586/1992 Sb.) formou dovážení jídel do vlastních výdejen jsou daňovým výdajem kromě příspěvku, který se u plátců daně z přidané hodnoty stanoví z ceny jídla bez daně z přidané hodnoty, také výdaje (náklady) spojené s dovozem a výdejem jídel.
Správný postup účtování o stravenkách vyplývá z následující tabulky:
| Účetní případ | MD | DAL | popis |
| Nákup stravenek organizací | 213 | 321 | nákup cenin |
| Prodej stravenek | |||
| - část hrazená zaměstnanci | 211 | 213 | úhrada hotovostně |
| 211 | 343 | úhrada hotovostně - v případě vyúčtování hotových jídel a ne stravenek při odběru od plátce | |
| 335 | 213 | úhrada bezhotovostně | |
| 335 | 343 | úhrada bezhotovostně - v případě vyúčtování hotových jídel a ne stravenek při odběru od plátce | |
| - část hrazená firmou | 527 | 213 | nákladová část |
| 528 | 213 | nenákladová část |
Z předchozích ustanovení základů a vyhlášek vyplývá:
ALE